PDF・表・複数ファイルを読ませる
ファイル名だけでなく、資料ごとの役割も説明します。古い資料と最新版が混ざるときは、優先する版を指定します。
1. 材料をまとめる
対象のファイルを添付または作業場所に置きます。今回使わないものは区別します。
2. 内容を確認する
最初に読み取れたファイル名と内容の概要を列挙してもらいます。画像だけのPDFは、文字が正しく読めているか確認します。
3. 出典を残す
比較表には元ファイル名とページやシート名を付けてもらいます。
4. 元資料と照合する
重要な数字や結論を数か所確認し、読み取れなかった部分を補います。
コピーして使える依頼文
添付の3資料を比較して。まず読み取れた範囲を確認し、共通点・相違点・未確認事項に分けて。各項目にファイル名とページかシート名を付け、最新版を優先して。
この依頼文だと、こう返ってきます
まず読み取れた範囲を報告します。
・資料A（見積書_v3.pdf）全4ページ、すべて読めました
・資料B（仕様一覧.xlsx）シート2つ。「対応表」シートに結合セルがあり、3行分は対応関係が確定できませんでした
・資料C（議事録.docx）全2ページ、すべて読めました
共通点
・納期を11月末とする点は3つとも一致（A p.2 ／ B 対応表 ／ C p.1）
相違点
・保守費用：Aは月額5万円（p.3）、Cでは「月額4万円で調整中」（p.2）。Cのほうが日付が新しいため、Cを優先しました
・対応範囲：Bの対応表では2項目が対象外ですが、Aの見積には含まれています（A p.2 ／ B 対応表 行12-13）
未確認
・Bの結合セル3行分（項目名と対応可否の紐付けが読めません）
相違点の2件は、どちらが最新かで金額が変わります。確認をおすすめします。
実際の返答はそのときの資料や状況で変わります。形の目安として載せています。
完成チェック
- 読めなかった部分が明記される
- を元ファイルで探せる