伝わる依頼文を書く
長い依頼文より、判断に必要な条件がそろった依頼文が役立ちます。最初に『誰が何のために使うか』を書きます。
1. 目的を書く
『会議で導入先を決める』『初参加者に案内する』など、完成後の使い道を書きます。
2. 材料を示す
使うファイルや文章を添付し、正確な事実と仮の案を区別します。
3. 完成形を決める
1ページ、表の列、文体など、受け取りたい形を伝えます。良い例が1つあると伝わりやすくなります。
4. 具体的に直す
『いまひとつ』の代わりに、『最初に結論』『専門用語を減らす』『この数値を残す』と指定します。
コピーして使える依頼文
目的：［何のため］ 読み手：［誰］ 材料：［資料］ 完成形：［形式・長さ］ 条件：［必須事項・避けること］ 不足情報があれば、進められない点だけ質問して。
この依頼文だと、こう返ってきます
（角かっこを埋めずに、そのまま送った場合）
進めるために、2点だけ教えてください。
1. 読み手は誰ですか。社内向けか社外向けかで、書き方と省略できる前提が変わります。
2. 完成形の長さの目安はありますか。A4で1枚か3枚かで構成が変わります。
材料と条件は、書かれている内容で足ります。目的も分かりました。
この2点が決まればすぐ作れます。決まっていなければ「社内向け・A4 1枚」を仮に置いて進めることもできますが、その場合は後で作り直しになる可能性があります。
実際の返答はそのときの資料や状況で変わります。形の目安として載せています。
完成チェック
- 読み手と完成形が明確
- 残す事実が指定されている
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