メール・案内文・議事録を整える
日時・名前・金額など変えてはいけない事実を先に示します。文章の雰囲気と、事実の正しさを分けて見直します。
1. 原文を渡す
メモや箇条書きのままで構いません。未確認の内容には『未確認』と書きます。
2. 用途を伝える
社内向けか顧客向けか、丁寧さ、文字数、お願いしたい行動を指定します。
3. 仕上げを確認する
日付、宛名、約束ごとを原文と照合します。議事録なら決定・保留・担当・期限が区別されているか確認します。
コピーして使える依頼文
このメモから会議後の共有文を作って。決定事項、担当と期限、未決事項を分けて。メモにない約束や数値は補わず、未確認と書いて。社内向けで短く読みやすく。
この依頼文だと、こう返ってきます
共有文を作りました。メモになかったことは補っていません。
――――――
9月4日 定例の共有
【決定事項】
・新プランの公開日を10月1日とする
・価格は現行のまま据え置き
【担当と期限】
・告知ページの作成：田中／9月20日
・価格表の更新：佐藤／9月25日
【未決事項】
・既存の利用者への案内方法（メールか、アプリ内通知か）
・告知の予算枠 ※メモに金額の記載がないため未確認
――――――
メモには「予算は後で」とだけあり、金額がありませんでした。数字を補うと誤って伝わるため、未確認として残しています。
実際の返答はそのときの資料や状況で変わります。形の目安として載せています。
完成チェック
- 原文にない事実が追加されていない
- 受け手の次の行動が分かる
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